Como enfrentar uma Crise numa IE – Uma história real

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Em 2006, o Colégio “A” parecia ter atingido o fundo do poço. No caixa havia um rombo de mais de R$ 400 mil, fora um prejuízo de R$ 500 mil, empréstimos e dívidas. O número de alunos havia baixado para apenas 800. Algumas empresas que haviam se prontificado a ajudar a mantenedora, davam sinais de desistir do apoio. Havia erros de gestão, um novo prédio iniciado e inacabado que consumira excessiva quantia de recursos, brigas internas e até problemas mais sérios. Era necessário um choque de gestão.

A mantenedora finalmente resolveu trocar a diretoria e designar o Diretor “X”, que embora não contasse com experiência docente, possuía ampla formação (seis pós-graduações) e a experiência de ter sanado diversas empresas da região/comunidade. Embora o Diretor “X” não contasse com total autonomia para as mudanças, estava claro que muita coisa deveria ser modificada. Ele somava um profissionalismo excepcional a um domínio emocional e político raros.

Foram feitas pesquisas, entrevistas, os dados financeiros foram totalmente reestruturados, foi contratado outro escritório de contabilidade, os processos administrativos e educacionais foram analisados, bem como a sua estrutura organizacional e os principais cargos. Em pouco tempo, o diagnóstico estava pronto:

a) Não havia metas gerais para o desempenho do colégio;

b) Não existia programa orçamentário e os gastos eram realizados sem análise prévia ou planejamento;

c) Havia excessiva inadimplência e concessão de descontos, tudo sempre com caráter muito pessoal;

d) Ausência de controle financeiro, com possibilidade de desvio de verbas;

e) O clima dos colaboradores, auferido em pesquisa, resultava em uma nota 5.6, numa escala de dez;

f) A satisfação dos clientes (pais e alunos), atingia apenas uma nota 6.8;

g) A imagem da marca era muito baixa, lembrada por apenas 3% dos moradores dos bairros vizinhos;

h) A concorrência havia se acirrado sobremaneira com a instalação de quatro colégios com o dobro de alunos, no mínimo;

i) A estrutura organizacional estava inchada, com excesso de diretores, coordenadores e cargos afins;

j) Não havia qualquer tipo de acompanhamento sobre a concorrência, a demografia da região e nada em termos de informações estava estruturado.

A apresentação que o Diretor "X" fez para a mantenedora durou mais de 4 horas e foi totalmente contextualizada com dados e fatos. Em sua conclusão, o Diretor “X” entregou um resumo executivo a todos os membros da fundação mantenedora e informou que em uma semana precisaria de outra reunião com a fundação, na qual iria apresentar o seu plano de ação para a reestruturação do Colégio.

Na semana seguinte, o Diretor “X” iniciou a apresentação da sua proposta com a explanação do novo organograma proposto, no qual constavam ele e um excepcional e experiente Coordenador Pedagógico, dividindo o comando com uma famosa Gerente Administrativo-Financeira e staff de uma empresa de Marketing.

O Plano demonstrava a evolução das Receitas, Custos e Investimentos, além de outros números, para os próximos cinco anos (organizado em um BSC – Balanced Scorecard). Ficava claríssimo que o crescimento do número de alunos era bastante viável e que sustentaria os investimentos e o aumento de custos que seriam necessários para aquele plano.

Hoje o Colégio “A” possui várias filiais e é uma das marcas mais lembradas em termos de educação na sua cidade. É uma instituição respeitada e com ótimos resultados no Vestibular, no Enem, e em todos os demais indicadores. Ademais, há um plano de expansão que prevê novas filais ao longo de planos quinquenais.

Indagado sobre qual o segredo do sucesso, o Diretor “X” relatou que “é preciso mapear a estrutura do Sistema de Informações, realizar o planejamento com metas e objetivos de curto, médio e longo prazo (devidamente valorizado), executar as etapas de forma absolutamente profissional, além de controlar tudo o tempo todo, adotando as medidas corretivas cabíveis. É preciso trabalhar muito, mas observar os resultados vale muito a pena".

O caso é real, e como aborda uma situação falimentar, que prejudica a imagem de qualquer um, as partes foram denominadas Colégio “A” e Diretor “X”.


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